Stichting Molenhuis Best

Stichting Molenhuis Best

Bank : Regiobank 

Rek.nr : NL26RBRB0920059309

KvK : 17226418

Privacy Reglement Stichting Molenhuis

          [gebaseerd op de Wet  Algemene Verordening Gegevensbeheer]

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Molenhuis omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens. 

Begrippen:

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Deelnemers zijn alle contributie betalende verwanten van de bewoners van het Molenhuis te Best.
3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
4. Bewaar termijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
5. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn. 

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de overige bestuursleden van de Stichting. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. 

In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Ook zijn de persoonsgegevens van de bewoners van het Molenhuis opgenomen. 

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, een felicitatie kaart bij het jarig zijn, het adres voor bezoeken, het e-mailadres voor correspondentie, en het telefoonnummer voor het maken van afspraken. 

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer. 

De persoonsgegevens van de bewoners bestaan alleen uit naam, voornaam, geboortedatum en adres.

De persoonsgegevens worden gedeeld met zorginstelling Cello. 

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon deelnemer is van de stichting.

Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens op diens verzoek worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur.  

Wat zijn uw rechten

U heeft het recht Stichting Molenhuis te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. Stichting Molenhuis zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u Stichting Molenhuis verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren. 

Foto’s:

Bij activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten. In het algemeen zal vooraf toestemming gevraagd worden om beeldmateriaal te mogen plaatsen. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt, publicatie niet op prijs stelt, zal de wens van deze persoon worden gehonoreerd.

Geluidsopnames:

Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering. 

Privacy beleid:

Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan. 

Data lek:

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden. 

Indien nodig zal op termijn naast deze regels nog een apart protocol ontwikkeld worden hoe men dient om te gaan met data lek. Dit met name voor de bestuurders en leden administrateur die de persoonsgegevens van de vereniging gebruiken. 

Functionaris gegevensbescherming:

De secretaris zal als zodanig hiermee worden belast. 

Dit document heet “privacy Reglement Stichting Molenhuis” en is definitief vastgesteld op de bijeenkomst van de deelnemers van Stichting Molenhuis op 27 maart 2019.